INSTRUMENTOS

Entrevistas
Luego de realizar las entrevistas, se logró obtener información del departamento, las actividades que este realiza, sobre los requerimientos del nuevo sistema y de la situación que se presenta durante el proceso para el control al momento de realizar los préstamos y solicitudes de herramientas, materiales y suministros en el Departamento, se puede resumir los resultados de este instrumento de la siguiente manera:
La entrevistada identifico el problema de la siguiente manera: Previa comunicación para solicitud de algún servicio por parte de las diferentes unidades y departamentos, el personal de mantenimiento realiza la solicitud del material necesario para la ejecución del mismo a través de un formato interno de la sección, que luego se ira descontando el material utilizado del inventario que se lleva en la computadora, en la herramienta ofimática Microsoft Excel.
Después de haber realizado varias conversaciones con el personal del Departamento se llegó a la conclusión de que en el proceso de las solicitudes y registro, el cual se lleva de forma manual genera retrasos, pérdida de datos importantes y descontrol de los materiales, herramientas y suministros.

Observación Directa

Sobre la observación directa realizada se evidenció que el proceso de solicitud y registro de materiales, herramientas y suministros es llevado de forma manual, utilizando un formato donde colocan los siguientes datos: Fecha, Departamento o unidad solicitante, nombre de la persona que solicita, descripción, cantidad solicitada, despachada y total, nombre y firma del despachador y del receptor, fecha y hora.
A través de esto se pudo verificar que debido a que el proceso se realiza de forma manual, se puede tornar lento y propenso a cualquier error producto de la demanda de solicitudes que se hacen a diario.